Modernizacja systemu niszczenia dokumentów w administracji publicznej
Centralizacja punktów niszczenia i wdrożenie modelu leasingowego
O kliencie
Sytuacja początkowa
Wyzwania
Cele i założenia
Współpraca
Działania
Wdrożenie
Efekty
O kliencie
Klientem jest Urząd Gminy obsługujący ok. 130 tys. mieszkańców. Ze względu na dużą skalę dokumentacji papierowej kluczowe są tu szczególny nadzór oraz bezpieczeństwo przetwarzanych danych.
Sytuacja początkowa
W ramach audytu efektywności biurowej, JM DATA poddała analizie proces niszczenia dokumentów. Urząd korzystał z kilku wysłużonych, mało wydajnych niszczarek, które nie odpowiadały realnym potrzebom instytucji.
.
Wyzwania
- Niska wydajność dotychczasowej floty urządzeń
- Konieczność dostosowania standardów niszczenia do rygorystycznych wymogów RODO
- Brak wystarczającego budżetu inwestycyjnego na jednorazowy zakup profesjonalnego sprzętu
- Potrzeba centralizacji punktów niszczenia dokumentów na piętrach
Cele i założenia
- Wdrożenie wysokowydajnych urządzeń o parametrach zgodnych z normami bezpieczeństwa, głównie standard DIN 66399
- Umożliwienie dostępu do nowoczesnej technologii bez obciążania budżetu jednorazowym wydatkiem
- Usprawnienie logistyki obiegu dokumentów wewnątrz urzędu
- Zapewnienie przewidywalności kosztów operacyjnych
Zakres współpracy
- Dobór i dostarczenie 6 profesjonalnych niszczarek o wysokiej przepustowości
- Opracowanie i wdrożenie modelu finansowania w formie leasingu (36 miesięcy)
- Rozmieszczenie urządzeń w strategicznych punktach komunikacyjnych (korytarze)
Działania
Wsparcie techniczne i operacyjne
Decydujące okazało się elastyczne podejście do finansowania. JM DATA przejęła rolę doradcy i zamiast tradycyjnej sprzedaży zaproponowała model subskrypcyjny ze stałą miesięczną opłatą, co umożliwiło natychmiastową modernizację sprzętu
.
- Analiza zapotrzebowania na poszczególnych piętrach urzędu
- Uruchomienie procedury leasingowej z gwarancją stałych kosztów
- Instalacja nowych niszczarek
Wdrożenie
Projekt zrealizowaliśmy w modelu „service-ready”: zamiast wielu małych urządzeń biurkowych, postawiliśmy na duże, centralne jednostki korytarzowe. Dzięki temu jedno urządzenie efektywnie obsługuje wszystkich pracowników danego piętra.
.
Efekty
- Brak konieczności angażowania dużych środków własnych na starcie
- Pełna zgodność procesów niszczenia danych z aktualnymi przepisami prawa
- Wzrost efektywności pracy
- Stabilność finansowa dzięki stałym ratom leasingowym
Podsumowanie i dalsze kroki
Realizacja ta potwierdziła, że potrafimy dostosować model finansowy do ograniczeń budżetowych administracji publicznej. Sukces tego projektu otworzył drogę do dalszej współpracy, w ramach której doposażyliśmy już salę obsługi Rady Gminy.
Masz podobny problem z aktualizacją do Windows 11?
Zgłoś się do nas – przeprowadzimy analizę, zaproponujemy konfigurację, zadbamy o sprzęt i cały proces wdrożenia.
Zadzwoń do nas
Wyślij wiadomość
Wyślij zgłoszenie
JM DATA w liczbach
Zaufaj naszemu doświadczeniu!
lata na rynku
wygranych kontraktów i przetargów
wartość zrealizowanych projektów (mln złotych)
Od rozmowy
do rozwiązań
Wszystko zaczyna się od rozmowy z doradcą
Podczas 15-minutowej, bezpłatnej konsultacji wspólnie przyjrzymy się Twoim wyzwaniom i zaproponujemy rozwiązania, które pozwolą działać efektywniej i z większym spokojem.
Bezpłatnie. Bez zobowiązań.
