Przygotowanie stanowisk do pracy z EZD w instytucji publicznej
Indywidualny dobór sprzętu, dopasowanie do obiegu dokumentów i możliwość etapowej rozbudowy rozwiązania
O kliencie
Sytuacja początkowa
Wyzwania
Cele i założenia
Współpraca
Działania
Wdrożenie
Efekty
O kliencie
Klientem była instytucja publiczna przygotowująca stanowiska do pracy z systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
Sytuacja początkowa
Uruchomienie systemu EZD wymagało odpowiedniego wyposażenia stanowisk kancelaryjnych. Ze względu na różną liczbę dokumentów i zakres pracy poszczególnych punktów konieczny był indywidualny dobór urządzeń zamiast zastosowania jednego gotowego zestawu.
Wyzwania
- Różne obciążenie stanowisk
- Dopasowanie sprzętu do procedur i budżetu
- Zapewnienie kompatybilności urządzeń
- Możliwość późniejszej rozbudowy
Cele i założenia
Celem projektu było przygotowanie stanowisk do sprawnej obsługi dokumentów papierowych w systemie EZD.
- Analizę potrzeb kancelarii
- Dobór odpowiednich urządzeń
- Uwzględnienie dostępnego budżetu
- Możliwość rozwoju rozwiązania.
Zakres współpracy
JM DATA odpowiadała za analizę potrzeb, wybór urządzeń oraz przygotowanie konfiguracji dla stanowisk o różnym obciążeniu. Zakres obejmował m.in. dobór skanerów dokumentowych, drukarek etykiet, czytników kodów kreskowych i potrzebnych akcesoriów.
Działania
Prace rozpoczęliśmy od poznania sposobu funkcjonowania kancelarii, liczby przyjmowanych przesyłek oraz zakresu zadań wykonywanych w poszczególnych punktach.
Na tej podstawie przygotowaliśmy kilka wariantów wyposażenia. Bardziej wydajne urządzenia przeznaczono do miejsc obsługujących największy wolumen korespondencji, a prostsze rozwiązania do stanowisk wykorzystywanych mniej intensywnie.
Pozwoliło to uniknąć zakupu sprzętu o niewystarczających parametrach lub funkcjach, które nie byłyby wykorzystywane
Wdrożenie
Wyposażenie stanowisk zaplanowano etapami. W pierwszej kolejności przygotowano najważniejsze punkty rejestracji dokumentów, pozostawiając możliwość uruchamiania kolejnych wraz z rozwojem systemu.
Każde stanowisko otrzymało urządzenia odpowiadające jego rzeczywistemu przeznaczeniu.
Efekty
- Sprawniejsza rejestracja i digitalizacja dokumentów
- Lepsze wykorzystanie dostępnych środków
- Wyposażenie dostosowane do sposobu pracy
- Ograniczenie ryzyka nietrafionych zakupów
- Możliwość rozbudowy kolejnych stanowisk
Podsumowanie i dalsze kroki
Skuteczne wdrożenie EZD wymaga nie tylko odpowiedniego oprogramowania, ale również właściwie przygotowanych stanowisk kancelaryjnych.
JM DATA nie proponuje jednego gotowego pakietu dla każdej organizacji. Analizujemy liczbę dokumentów, sposób pracy, zakres zadań oraz budżet, a następnie dobieramy rozwiązanie, które usprawnia codzienną obsługę i może być rozwijane w przyszłości.
Przygotowujesz instytucję do pracy z EZD?
Zgłoś się do nas – Pomożemy dobrać wyposażenie stanowisk do potrzeb i możliwości budżetowych Twojej organizacji.
Zadzwoń do nas
Wyślij wiadomość
Wyślij zgłoszenie
JM DATA w liczbach
Zaufaj naszemu doświadczeniu!
lata na rynku
wygranych kontraktów i przetargów
wartość zrealizowanych projektów (mln złotych)
Od rozmowy
do rozwiązań
Wszystko zaczyna się od rozmowy z doradcą
Podczas 15-minutowej, bezpłatnej konsultacji wspólnie przyjrzymy się Twoim wyzwaniom i zaproponujemy rozwiązania, które pozwolą działać efektywniej i z większym spokojem.
Bezpłatnie. Bez zobowiązań.
