Wdrożenie nowego systemu niszczenia dokumentów w urzędzie miejskim
Centralizacja procesu i zastąpienie kilku urządzeń jedną profesjonalną niszczarką
O kliencie
Sytuacja początkowa
Wyzwania
Cele i założenia
Współpraca
Działania
Wdrożenie
Efekty
O kliencie
Klientem jest Urząd Miasta obsługujący ok. 45 tys. mieszkańców. W poszczególnych wydziałach każdego dnia przetwarzane są dokumenty zawierające dane osobowe, informacje finansowe oraz dane związane z prowadzonymi postępowaniami administracyjnymi.
Sytuacja początkowa
W ramach analizy infrastruktury biurowej JM DATA przyjrzała się procesowi niszczenia dokumentów. Pracownicy jednego z głównych wydziałów korzystali z kilku niewielkich niszczarek stanowiskowych, które nie były przystosowane do intensywnej pracy.
Urządzenia często się przegrzewały, wymagały częstego opróżniania koszy i powodowały przestoje podczas niszczenia większych partii dokumentacji.
.
Wyzwania
- Niska wydajność dotychczasowych niszczarek
- Częste zacięcia papieru i przerwy związane z przegrzewaniem urządzeń
- Rosnące koszty napraw i utrzymania kilku różnych urządzeń
- Potrzeba utworzenia jednego, bezpiecznego punktu niszczenia dokumentacji
Cele i założenia
- Zastąpienie kilku małych niszczarek jednym profesjonalnym urządzeniem centralnym
- Dostosowanie poziomu bezpieczeństwa do rodzaju przetwarzanej dokumentacji
- Usprawnienie niszczenia większych partii dokumentów
- Ograniczenie liczby awarii i przestojów
Zakres współpracy
- Analiza liczby użytkowników i intensywności pracy
- Dobór profesjonalnej niszczarki HSM SECURIO P40
- Dostawa, instalacja i uruchomienie urządzenia
- Przeszkolenie pracowników z prawidłowej obsługi
- Zapewnienie opieki serwisowej
Działania
Wsparcie techniczne i operacyjne
Kluczowe było dopasowanie rozwiązania do rzeczywistego obciążenia. Zamiast wymieniać każdą z małych niszczarek na kolejne urządzenie stanowiskowe, JM DATA zaproponowała centralizację procesu.
Do obsługi wydziału wybraliśmy niszczarkę HSM SECURIO P40i w standardzie bezpieczeństwa P-4. Urządzenie jest przeznaczone do pracy w większych zespołach i umożliwia sprawne niszczenie dużych partii dokumentacji.
- Analiza dotychczasowego sposobu niszczenia dokumentów
- Określenie wymaganego poziomu bezpieczeństwa
- Wybór centralnej lokalizacji urządzenia
- Instalacja i konfiguracja niszczarki
- Instruktaż dla użytkowników
Wdrożenie
Projekt zrealizowaliśmy w modelu centralnego punktu niszczenia. Zamiast kilku małych i awaryjnych urządzeń stanowiskowych wdrożyliśmy jedną profesjonalną niszczarkę umieszczoną w miejscu dostępnym dla wszystkich pracowników wydziału.
Duży kosz, możliwość pracy ciągłej i automatyczny system oliwienia pozwoliły ograniczyć przerwy związane z opróżnianiem, konserwacją oraz przegrzewaniem sprzętu.
.
Efekty
- Zastąpienie kilku niewydajnych urządzeń jedną profesjonalną niszczarką
- Ujednolicenie standardu bezpieczeństwa niszczonych dokumentów
- Skrócenie czasu potrzebnego na niszczenie większych partii dokumentacji
- Ograniczenie awarii i przestojów
- Zmniejszenie liczby urządzeń wymagających obsługi i serwisowania
- Poprawa komfortu pracy pracowników wydziału
Podsumowanie i dalsze kroki
Realizacja potwierdziła, że centralizacja procesu niszczenia dokumentów sprawdza się także w mniejszych jednostkach administracji. Odpowiednio dobrane urządzenie zwiększa wydajność, ujednolica poziom bezpieczeństwa i ogranicza koszty utrzymania wielu rozproszonych niszczarek. Po pozytywnej ocenie wdrożenia urząd rozważa zastosowanie podobnego rozwiązania w kolejnych wydziałach przetwarzających duże ilości dokumentacji papierowej.
Masz podobny problem z niewydajnymi niszczarkami?
Zgłoś się do nas – przeanalizujemy sposób niszczenia dokumentów, dobierzemy odpowiednie urządzenie oraz zadbamy o dostawę, instalację i cały proces wdrożenia.
Zadzwoń do nas
Wyślij wiadomość
Wyślij zgłoszenie
JM DATA w liczbach
Zaufaj naszemu doświadczeniu!
lata na rynku
wygranych kontraktów i przetargów
wartość zrealizowanych projektów (mln złotych)
Od rozmowy
do rozwiązań
Wszystko zaczyna się od rozmowy z doradcą
Podczas 15-minutowej, bezpłatnej konsultacji wspólnie przyjrzymy się Twoim wyzwaniom i zaproponujemy rozwiązania, które pozwolą działać efektywniej i z większym spokojem.
Bezpłatnie. Bez zobowiązań.
