Trzyletnia modernizacja środowiska druku w firmie z branży ubezpieczeniowo-finansowej
Etapowa wymiana urządzeń w centrali i oddziałach, bez zakłócania codziennej pracy organizacji
O kliencie
Sytuacja początkowa
Wyzwania
Cele i założenia
Współpraca
Działania
Wdrożenie
Efekty
O kliencie
Klientem jest ogólnopolska firma z sektora ubezpieczeniowo-finansowego, posiadająca centralę administracyjną oraz kilkadziesiąt placówek terenowych.
Sytuacja początkowa
Przed rozpoczęciem projektu organizacja korzystała z wielu modeli drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych pochodzących od różnych producentów. Część sprzętu była już wyeksploatowana, podatna na awarie i coraz droższa w utrzymaniu.
Jednorazowa wymiana całego zaplecza nie wchodziła w grę ze względów budżetowych oraz organizacyjnych. Potrzebne było rozwiązanie umożliwiające stopniową modernizację, przy zachowaniu ciągłości pracy wszystkich lokalizacji.
Wyzwania
- Zaplanowanie modernizacji na 3 lata z priorytetami wymiany sprzętu
- Utrzymanie jednolitego standardu przy etapowym wdrożeniu
- Zapewnienie dostępności urządzeń i materiałów eksploatacyjnych
- Ograniczenie przestojów i kosztów serwisowych
- Uproszczenie zarządzania rozproszoną infrastrukturą
Cele i założenia
- Opracowanie harmonogramu dopasowanego do budżetu klienta
- Zastąpienie najbardziej awaryjnych urządzeń nowymi modelami
- Dopasowanie sprzętu do obciążenia poszczególnych lokalizacji
- Zmniejszenie liczby typów tonerów i części eksploatacyjnych
- Uporządkowanie obsługi serwisowej
Zakres współpracy
- Audyt i analiza posiadanej infrastruktury (wiek, awaryjność, koszty utrzymania)
- Przygotowanie planu modernizacji oraz dobór nowych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych
- Etapowe wdrożenie i dostawy do wskazanych lokalizacji
- Wsparcie i serwis dla sprzętu pozostającego w użyciu
- Standaryzacja materiałów eksploatacyjnych
- Doradztwo w dalszej optymalizacji procesów druku
Działania
JM DATA rozpoczęła współpracę od szczegółowej analizy obecnego środowiska. Oceniono stan techniczny urządzeń, częstotliwość zgłoszeń, koszty materiałów oraz znaczenie poszczególnych stanowisk dla bieżącej pracy użytkowników.
Na tej podstawie powstał plan modernizacji rozpisany na trzy etapy. Najpierw wytypowano sprzęt najstarszy, najbardziej problematyczny i generujący najwyższe koszty. Kolejne dostawy obejmowały placówki, w których urządzenia nadal działały, lecz ich dalsza eksploatacja stawała się coraz mniej opłacalna.
Ważnym elementem projektu było zachowanie spójności technologicznej. Dzięki temu klient uniknął wdrażania przypadkowych modeli, różnych tonerów i odmiennych procedur obsługi w kolejnych latach.
Wdrożenie
Rok 1 — wymiana urządzeń krytycznych
Pierwszy etap objął lokalizacje o największym obciążeniu oraz sprzęt powodujący najwięcej problemów. Priorytetem było szybkie ograniczenie przestojów, poprawa dostępności druku i zmniejszenie liczby zgłoszeń serwisowych.
Rok 2 — rozszerzenie standardu na kolejne oddziały
W drugim roku projekt objął następne placówki terenowe. Wymieniano urządzenia coraz droższe w utrzymaniu, wymagające częstszych napraw lub niedostosowane do aktualnych potrzeb użytkowników.
Widoczne stały się pierwsze korzyści standaryzacji: mniej typów tonerów, prostsze planowanie dostaw i łatwiejsza obsługa po stronie administracji.
Rok 3 — zakończenie modernizacji
Ostatni etap pozwolił wycofać pozostałe starsze modele oraz dopasować wyposażenie do lokalizacji, w których zmieniły się potrzeby operacyjne. Po zakończeniu prac klient dysponował spójnym, nowoczesnym środowiskiem druku opartym na ograniczonej liczbie urządzeń.
Efekty
- Realizacja projektu w trzyletnim harmonogramie
- Brak zakłóceń w pracy centrali i oddziałów
- Wycofanie najstarszego i najbardziej awaryjnego sprzętu
- Ujednolicenie modeli oraz materiałów eksploatacyjnych
- Mniejsza liczba zgłoszeń serwisowych i niższe koszty utrzymania
- Większa przewidywalność wydatków
Podsumowanie i dalsze kroki
Etapowa modernizacja uporządkowała środowisko druku bez obciążania budżetu, zapewniła ciągłość pracy, ograniczyła awaryjność i wprowadziła jednolity standard, a współpraca z JM DATA przyniosła firmie stabilne zaplecze drukujące, prostszą obsługę i większą kontrolę kosztów.